上海广播电视台艺术人文发展基金会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强基金会档案管理，规范档案收集、整理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》等相关法律法规，结合基金会实际情况，制定本制度。

第二条 基金会档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，建立健全档案管理制度，提高档案管理水平。

第三条 基金会档案管理涉及基金会各项工作，全体员工应积极参与，共同维护档案的完整与安全。

第二章 档案管理机构及职责

第四条 基金会设立档案管理部门，负责基金会档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条 档案管理部门的主要职责：

（一）制定和完善基金会档案管理制度规范，并组织实施；

（二）负责基金会档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作；

（三）负责基金会档案的鉴定、汇编、公布和利用等工作；

（四）负责档案信息化建设，并对接收的电子档案进行检测；

（五）定期对档案管理工作进行检查和总结，及时发现问题并整改。

第三章 档案收集与整理

第六条 基金会档案收集范围：

（一）基金会章程、组织机构代码证、税务登记证等证照文件；

（二）基金会理事会、监事会会议记录、决议、报告等；

（三）基金会项目申报、审批、实施、评估、验收等文件；

（四）基金会财务报表、审计报告、捐赠记录等；

（五）基金会与合作单位、政府部门、社会团体等往来文件；

（六）基金会内部管理制度、工作总结、活动记录等。

（七）基金会重大事项报告内容资料

第七条 档案整理要求：

（一）档案分类要科学、合理，便于查找和使用；

（二）档案立卷要规范，卷内文件排列顺序要合理；

（三）档案装订要牢固，便于保管和查阅；

（四）档案标签要清晰，便于识别和检索。

第四章 档案保管与利用

第八条 档案保管要求：

（一）档案库房要保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；

（二）档案资料要定期检查，发现问题及时处理；

（三）档案查阅要登记，确保档案安全；

（四）档案销毁要按照规定程序进行确保档案信息安全。

第九条 档案利用要求：

（一）档案查阅者需出示身份证有效证件，说明查阅目的；

（二）档案查阅者需遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；

（三）档案查阅者需爱护档案资料，不得随意涂改、损毁或遗失；

（四）档案查阅者需按时归还档案资料。

第五章 档案信息化建设

第十条 基金会应积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平。

第十一条 档案信息化建设包括：

（一）建立档案信息化管理系统并建立完善档案数字资源的检测、备份、迁移、恢复等工作机制，做好重要档案数字资源的异质、异地备份工作；

（二）实现档案电子化、数字化；

（三）开展档案信息化培训，提高员工档案信息化素养。

第六章 档案鉴定和销毁

第十二条 根据档案的性质、档案的历史和现实价值，确定不同的保管期限。

第十三条 禁止擅自销毁档案。经鉴定可以销毁的，应当由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长批准后，按规定销毁。经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁登记册上签字。

第七章 附则

第十四条 本制度由基金会档案管理部门负责解释

第十五条 本制度自2024年11月30日起实行。